Bij het schriftelijk vastleggen en ondertekenen is de fysieke handtekening van belang. Hiervoor dienen de stukken via post te worden rondgestuurd, zodat iedereen op hetzelfde document een fysieke handtekening kan zetten. Overigens zijn stukken met fysieke handtekeningen niet bedoeld voor publicatie- en openbaarmakingsdoeleinden (daarvoor wordt een zogenaamde ‘was getekend versie’ gehanteerd), maar voor interne archiveringsdoeleinden.
Verder is er mogelijk wetgeving in de maak voor uitstel van de publicatietermijn van ANBI’s. Deze ontwikkelingen volgen we.
In dit memo gaan we verder in op een aantal onderwerpen:
1. vergaderen in corona-tijd vastgelegd in een noodwet;
2. basisregels met betrekking tot opmaken en vaststellen van de jaarrekening.
Op vrijdag 3 april 2020 heeft de ministerraad ingestemd met een voorstel tot COVID19 spoedwetgeving op het gebied van Algemene Vergaderingen, zoals ledenvergaderingen. Op maandag 6 april 2020 volgde het advies van de Raad van State, waarna het wetsontwerp op 8 april 2020 bij de Tweede Kamer is ingediend. Inmiddels is het wetsontwerp de Tweede Kamer en Eerste Kamer gepasseerd en is de spoedwet op 24 april 2020 in werking getreden.
Op grond van een in te dienen wetsontwerp wordt het op verschillende terreinen mogelijk om, waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven, tijdelijk via elektronische middelen te communiceren. Het wetsontwerp betreft in ieder geval ook de vergaderingen van verenigingen die jaarlijks een Algemene Vergadering moeten houden.
De aanleiding van de spoedwetgeving ligt voor de hand. Door het coronavirus is het fysiek bijeenkomen onwenselijk. Het bestuur van rechtspersonen kan straks bepalen om een Algemene Vergadering te houden die uitsluitend via livestream (audio of video) te volgen is. Voorwaarde is wel dat de leden tijdens die vergadering of van tevoren vragen kunnen indienen, die uiterlijk op de vergadering zelf worden beantwoord. Mocht een lid niet optimaal hebben kunnen deelnemen aan zo’n vergadering, dan zijn de genomen besluiten toch rechtsgeldig. Ook kan het bestuur de termijn voor het houden van een Algemene Vergadering en de termijn voor het opmaken van de jaarrekening uitstellen.
Het is de bedoeling dat de spoedwet vervalt op 1 september 2020. Omdat niet valt uit te sluiten dat de noodzaak voor de tijdelijke voorzieningen ook na deze datum nog blijft bestaan, is een mogelijkheid opgenomen om deze termijn telkens met twee maanden te verlengen.
Afgezien van het goed doornemen wat er in de statuten hierover is bepaald, moet ook Burgerlijk Wetboek 2 worden gevolgd. Hierin is van toepassing:
- Artikel 10 - voor alle rechtspersonen (waaronder stichtingen en verenigingen);
- Artikel 48 - voor verenigingen;
- Artikel 300 - voor stichtingen.
1. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.
2. Onverminderd het bepaalde in de volgende titels is het bestuur verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten van de rechtspersoon te maken en op papier te stellen.
1. Het bestuur brengt op een Algemene Vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de Algemene Vergadering, een bestuursverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Het legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over. Deze stukken worden ondertekend door de bestuurders en commissarissen; ontbreekt de ondertekening van één of meer hunner, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt. Na verloop van de termijn kan ieder lid van de gezamenlijke bestuurders in rechte vorderen dat zij deze verplichtingen nakomen.
2. Ontbreekt een Raad van Commissarissen en wordt omtrent de getrouwheid van de stukken aan de Algemene Vergadering niet overgelegd een verklaring afkomstig van een accountant als bedoeld in artikel 393 lid 1, dan benoemt de Algemene Vergadering jaarlijks een commissie van ten minste twee leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken. De commissie onderzoekt de stukken bedoeld in de tweede zin van lid 1, en brengt aan de Algemene Vergadering verslag van haar bevindingen uit. Het bestuur is verplicht de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen.
1. De jaarrekening wordt ondertekend door de bestuurders en door hen die deel uitmaken van het toezichthoudende orgaan; ontbreekt de ondertekening van één of meer hunner, dan wordt daarvan onder opgave van reden melding gemaakt.
2. De jaarrekening wordt uiterlijk een maand na afloop van de termijn vastgesteld door het daartoe volgens de statuten bevoegde orgaan. Indien de statuten deze bevoegdheid niet aan enig orgaan verlenen, komt deze bevoegdheid toe aan het toezichthoudende orgaan en bij gebreke daarvan aan het bestuur.
1. Er dient een vergadering gehouden te worden uiterlijk in de zesde maand na afloop van het boekjaar. Het orgaan dat de jaarrekening volgens de statuten vaststelt kan deze termijn verlengen. Daarmee is een expliciet besluit van het bestuur nodig.
2. Elk bestuurslid en elk lid van het toezichthoudend orgaan moet de jaarrekening ondertekenen.
3. Er kan een besluit genomen worden buiten vergadering.
4. Art. 2:238 lid 2 BW bepaalt dat in geval van besluitvorming buiten vergadering de stemmen schriftelijk worden uitgebracht. Aan het vereiste van schriftelijkheid van de stemmen wordt tevens voldaan indien het besluit onder vermelding van de wijze waarop ieder van de bestuurders heeft gestemd schriftelijk of elektronisch is vastgelegd.
5. Het is aan te raden de instemmingsverklaringen schriftelijk vast te leggen om onduidelijkheid over een al dan niet gegeven instemming te voorkomen.
6. Normaliter zal het besluit schriftelijk worden genomen. Aan het schriftelijkheidsvereiste wordt ook voldaan, indien de stemmen schriftelijk of elektronisch worden vastgelegd. Dit biedt de mogelijkheid dat stemgerechtigden ook op andere manieren dan schriftelijk kunnen stemmen buiten vergadering. Praktisch bezien zal er iemand moeten zijn die een rapport van de stemming vastlegt. Om onduidelijkheid over de geldigheid van een dergelijk besluit te voorkomen, verdient het aanbeveling om de stemmen schriftelijk te laten uitbrengen.
