In elke editie van onze nieuwsbrief stellen we een van onze klanten aan u voor. Wat vinden zij van de beschikbaarheid en transparantie van financiële informatie? Hoe belangrijk is het jaarverslag voor hen? Dit keer maken we kennis met Kees Hoogendoorn, Manager Bedrijfsvoering bij Tearfund. Deze organisatie helpt wereldwijd mensen in nood bij rampen en conflicten en versterkt kerken en gemeenschappen om samen armoede en onrecht aan te pakken. Dat doet Tearfund vanuit de christelijke identiteit en op basis van de eigen mogelijkheden van mensen voor het verbeteren van hun levensstandaard. Kees is verantwoordelijk voor de interne processen binnen de organisatie, zoals financiën, ICT en facilitair management.
Wat is volgens u het belangrijkste criterium waaraan financiële informatie moet voldoen?
In de eerste plaats is dat betrouwbaarheid. Cijfers moeten voor zich spreken. Op het moment dat cijfers ter discussie gesteld moeten worden, doet dat afbreuk aan je geloofwaardigheid. Daarnaast is de toepasbaarheid van de cijfers voor ons van belang. Welke financiële informatie is voor welke groep gebruikers nuttig bij het nemen van beslissingen? We willen duiding geven aan hetgeen de cijfers zeggen en inkomsten en uitgaven transparant toelichten. Dat creëert tenslotte draagvlak.
Hoe geeft uw organisatie daar invulling aan?
Wij werken volgens een nauwgezette planning & controlcyclus op kwartaalbasis, die ons helpt bij het bewaken van onze financiële gezondheid. Binnen deze cyclus werken we als verschillende ‘partijen’ binnen de organisatie – bestuur, financieel team en budgethouders – samen om gezamenlijke doelstellingen te formuleren, plannen te maken, de uitvoering te bewaken, en verantwoording af te leggen over de behaalde resultaten. We toetsen elkaar op naleving en resultaten. Dit zorgt voor transparantie, beheersing en het behalen van de gemeenschappelijke doelen.
Onze begroting stellen we als financieel team jaarlijks op via de scrum aanpak. We werken binnen de kaders van een vast budget en vaste tijd: 3 dagen. De opbouw van de begroting is variabel en wordt tijdens het proces aangepast, afhankelijk van de voortgang en feedback in het team. Een gat dichten wordt op die manier een gezamenlijk probleem. Een prachtige vorm van teamwork, met daarin ruimte voor het sociale en fun element. Uiteindelijk snapt iedereen hoe de lijnen lopen en kunnen we een collectief resultaat bij de Raad van Toezicht neerleggen. Een begroting met betekenis.
Via cockpit rapportages en een corporate Scorecard worden daarnaast onze organisatieprestaties gemeten en verbeterd, zowel financieel als niet-financieel. Voor alle bedrijfsprocessen van de organisatie zijn KPI’s vastgesteld die we gebruiken om de voortgang naar strategische doelen te meten. Eigenlijk functioneert dit systeem als ‘draaiknop’: het helpt onze organisatie om het evenwicht te bewaren en te sturen op continuïteit op de lange termijn.
Wat is belangrijker: impact of transparantie?
Hoe moet je daar tussen kiezen… Impact is wel degelijk belangrijk, maar zonder transparantie zal niemand snappen waar die impact vandaan komt. Daarom is het jaarverslag ons visitekaartje: het is niet alleen een document met transparante financiële gegevens, maar krijgt betekenis door de persoonlijke verhalen en beelden van deelnemers aan onze projecten. Het toont het olievlek-effect van onze Church & Community Transformation (CCT) aanpak, waarbij we lokale kerken aanmoedigen om samen met hun omgeving te werken aan de ontwikkeling van de gemeenschap. Over krachtige impact gesproken… Ik lees dat elk jaar weer met trots!
Welke rol speelt uw accountant daarin?
Allereerst heeft de accountant de algemene taken als het controleren van financiële gegevens op juistheid, het beoordelen van de naleving van wetten en regels (rechtmatigheid) en het waarborgen van de transparantie in financiële verslaglegging. Maar onze samenwerking met WITh Accountants gaat vérder dan dat. De manier waarop WITh proactief meedenkt, is uniek. Het is niet ‘wij-zij’, maar ‘wij’. Het contact met Berrie Tromp verloopt zeer aangenaam, zijn stijl van werken ervaar ik als uitermate plezierig.
Een document als de Capita Selecta draagt daar nog verder aan bij. Alle ontwikkelingen en actualiteiten voor ideële organisaties op een rij gezet, met daarbij een heldere toelichting van WITh. In een tijd van toegenomen last- en regeldruk voor ideële organisaties hoop ik tot slot dat de accountant een rol kan gaan spelen in uitleg aan de achterban. Want feit is dat een gift van 100 euro helaas niet in zijn geheel naar het project gaat. Alle eisen op het gebied van kwaliteit brengen kosten mee voor de organisatie en die dienen we in toenemende mate uit te leggen. Daarin gezamenlijk optrekken zal de branche ten goede komen.